Dokumentų valdymo sistemos: optimizuoti sprendimai tinka ir nedidelėms įmonėms
Atsisakyti popierinių vidaus dokumentų ir automatizuoti personalo valdymo procesus mažose įmonėse atrodytų daug didelių investicijų reikalaujantis sprendimas. Papildomais personalo valdymo dokumentacijos tvarkymo darbais dažniausiai pasidalija buhalteriai, finansininkai ar administratoriai. Tokiais atvejais, optimizuoti procesai – efektyviausias sprendimas.
RATO kredito unijoje dirba šiek tiek daugiau nei 20 darbuotojų. Pagal šį kriterijų tai maža įmonė, nors RATO valdo daugiau beveik 70 mln. EUR vertės turtą. Be to vidinių reglamentuojančių dokumentų finansų įstaigoje yra daug. Investuoti į automatizuotas dokumentų valdymo sistemas organizacija, pasak RATO kredito unijos Administracijos vadovo pavaduotojos Jurgitos Bliumin, vis nesiryžo. Sprendimo priėmimą pagreitino labai buitiška ir daugumai pažįstama situacija – unijos buhalterė išėjo vaiko priežiūros atostogų ir dokumentacijos valdymo darbų niekas nesiryžo imtis.
„Pirminis RATO kredito unijos poreikis buvo atsisakyti fizinių atostogų prašymų dokumentacijos tvarkymo. Ieškojome tinkamiausių sprendimų rinkoje. Mus sudomino HCM.LT automatizuotas personalo valdymo el. atostogų modulis. HCM.LT pasiūlytas el. atostogų proceso valdymo paprastumas ir efektyvumas maloniai nustebino, kaip ir šios programos diegimo ir palaikymo kaštai“, – sako Jurgita Bliumin.
Suskaičiavus iki tol buvusio atostogų prašymų valdymo išlaidas, paaiškėjo, kad vasaros atostogų metu šis procesas eikvoja brangų ir produktyvų darbuotojų laiką, kuris gali būti skiriamas tiesioginiams darbams atlikti.
Sutarus dėl HCM.LT diegimo darbų viskas vyko žaibišku greičiu – elektroninė atostogų sistema RATO kredito unijoje buvo pradėta naudoti po dviejų savaičių nuo pirmosios užklausos. Darbuotojai šia sistema džiaugiasi jau nuo pat pirmojo el. atostogų prašymo pateikimo: procesas aiškus, suprantamas, nereikalaujantis jokio specifinio mokymo ir žinių.
Optimizuoti sprendimai: vieno negana
Pradėjus naudoti el. atostogų modulį organizacijoje, netrukus įsibėgėjo ir personalo valdymo modulio diegimo darbai.
„Šiam procesui įgyvendinti prireikė gal kiek daugiau pastangų nei diegiant el. atostogų modulį, bet tai tikrai nebuvo daug priežiūros reikalaujantis procesas“, – mena RATO unijos atstovė.
Šiuo metu RATO kredito unijoje naudojamas HCM.LT personalo modulis leidžia ne tik automatiškai generuoti visus personalo dokumentus (sutartis, priedus, prašymus, įsakymus), bet ir iš bet kokio įrenginio saugiai pasiekti darbuotojų duomenis, taip pat nepamiršti ir svarbių datų: bandomojo termino ar terminuotosios sutarties pabaigos, atostogų likučių, mamadienių ir tėvadienių ar jų pabaigos, darbuotojų gimtadienių, sveikatos patikros laiko.
Vidinių dokumentų pasirašymo modulio diegimas buvo paskutinė dedamoji stiprinant RATO kredito unijos vidaus kontrolės sistemą.
Šis patogus įrankis finansų įstaigoje padeda elektroniniu būdu supažindinti darbuotojus su vidaus taisyklėmis, darbų saugos ir sveikatos dokumentais, instrukcijomis, darbo grafikais ir kitais svarbiais įmonės vidaus dokumentais.
„Mūsų patirtis automatizuojant personalo ir vidaus dokumentų valdymo sistemą patvirtino seną tiesą, kad kiekvienas turi dirbti savo darbą, kurį geriausiai išmano. Patikėję šių procesų automatizavimą HCM.LT, mes sutaupėme ne tik buhalterijos, bet ir visų darbuotojų laiko resursų, pagerinome informacijos sklaidą organizacijoje ir sumažinome žmogiškųjų klaidų riziką“, – sprendimu džiaugiasi ir naudas skaičiuoja RATO kredito unijos Administracijos vadovo pavaduotoja Jurgita Bliumin.
„HCM.LT personalo sistema yra sukurta ir pritaikyta Lietuvos teisinei aplinkai, ypatingą dėmesį skiriant ne tik funkcionalumui, bet ir vartotojo patogumui. Šis sprendimas leidžia įmonėms personalo procesus ir dokumentaciją automatizuoti greitai, be nuosavų programuotojų, didžiulių finansinių investicijų ir rizikų“, – pažymi HCM.LT atstovė Vilma Bačianskaitė.
HCM.LT atstovė priduria, kad moderni personalo valdymo sistema, optimizuoti sprendimai yra tiek pat reikalinga kaip ir el. paštas, el. bankininkystė, kompiuterinė buhalterijos programa ar CRM. Elektroniniai procesai neša realią vertę įmonei ir lemia konkurencinį pranašumą. Visa įmonė, tiek darbuotojai, tiek vadovai, išvengia nereikalingo rutininio administracinio darbo. Taip taupomas laikas, mažinami kaštai, didinamas įmonės efektyvumas ir darbuotojų pasitenkinimas.